Cách viết Email cho Professor chuyên nghiệp

Ngày nay khi xã hội đang sống trong thời đại công nghệ 4.0 thì việc sử dụng Internet càng được phổ cập hơn. Do vậy, việc sử dụng email được coi là một phương thức liên hệ, trao đổi thông tin trong công việc, học tập và đời sống thường ngày. Một trong những điều được các bạn sinh viên, du học sinh bận tâm là làm thế nào để viết Email cho Professor đúng chuẩn, chuyên nghiệp và ấn tượng? Dr Nhanh sẽ giúp bạn tháo gỡ thắc mắc này thông qua bài viết dưới đây. Cùng theo dõi nhé!

1. Hãy chắc chắn mình cần viết Email cho Professor

Email là viết tắt của Electronic Mail, được dịch là thư điện tử hoặc hộp thư điện tử. Email là phương tiện được dùng để liên lạc, trao đổi thông tin giữa các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop thông qua Internet. Chỉ cần có kết nối Internet ổn định là bạn có thể thực hiện thao tác gửi và nhận email bất cứ vào thời điểm nào. Hệ thống thư điện tử của bạn sẽ tự động lưu trữ nội dung thư đã gửi hoặc nhận được. Email cũng sẽ hỗ trợ bạn chuyển tiếp khi cần thiết.

Email thường được sử dụng trong công việc và học tập, đặc biệt với các bạn sinh viên, du học sinh. Tuy nhiên muốn viết Email cho Professor chuẩn, trước hết bạn hãy tự đặt câu hỏi là có thực sự cần thiết phải gửi email không? Bởi lẽ có không ít trường hợp các bạn sinh viên, du học sinh đặt câu hỏi cho giáo sư mà câu trả lời đã có sẵn ở giáo trình. Giáo trình là tài liệu tham khảo, có chứa đầy đủ thông tin về môn học của bạn. Do vậy, nếu bạn đang thắc mắc hoặc băn khoăn một vấn đề nào đó liên quan đến môn học hãy kiểm tra giáo trình trước khi gửi email cho giáo sự. Ngoài ra bạn cũng có thể nhờ sự giúp đỡ từ bạn bè trong lớp, tránh tình trạng làm mất thời gian của giáo sư. 

Trong trường hợp giáo trình không có hoặc bạn của bạn không thể giải đáp được câu hỏi này, bạn có thể viết Email cho giáo sư. 

2. Mẫu viết Email cho Professor đúng chuẩn

Khi viết Email cho Professor sẽ có nhiều dạng email khác nhau. Bạn có thể tham khảo và theo dõi một vài mẫu email bằng tiếng Anh dưới đây.

a. Email đặt câu hỏi cho Professor

Bạn đang gặp khó khăn trong việc học hoặc bất kỳ vấn đề cá nhân nào đó. Và người giáo sư giảng dạy, đồng hành với bạn là người quen, có mối quan hệ thân thiết với bạn. Bạn có thể thoải mái gửi email liên hệ và nhờ sự giúp đỡ. Đây là mẫu viết email cho Professor chuẩn:

Subject: Personal Help With Maths

Dear Professor Allingham,

I hope all is well. I have recently been struggling with homework  and I would like to have a talk to you about it. Will you be ready for use Monday or Tuesday so I can come in and converse about this with you?

Thank you,

Mai Phan

b. Email xin thư giới thiệu

Bạn mong muốn có một lá thư giới thiệu một trường cao học hoặc một công việc phù hợp trong tương lai. Nếu bạn quen biết với giáo sư, có thể gửi mail nhờ sự hỗ trợ. Trong trường hợp này, bạn nên viết Email cho Professor trước đó ít nhất là hai tháng để họ có thời gian chuẩn bị và đề xuất cho bạn phù hợp hơn. Tham khảo mẫu email chuẩn dưới đây:

Subject: Letter of Recommendation for _____

Dear Professor Allingham,

I hope all is well and that you had a nice _____ (summer, winter break, fall semester, etc…) I am making an effort to apply for a _____ (summer internship, full-time job, graduate program, summer program, etc…) at _____. I really value how you have helped me grow as a student and cultivated my interest in ____. The position needs a letter of recommendation, and I was wondering if you would think about writing one for me?

If you are able to write it, I will follow up with a deadline and any additional information. I have attached a resume and cover letter below as a reference.

I look forward to hearing from you,

Kind Regards,

Mai Phan

c. Email hỏi về điểm số

Bạn nhận được điểm số bài kiểm tra hoặc bài tập của mình, nhưng không cảm thấy hài lòng về nó. Bạn có thể viết Email cho Professor hỏi về vấn đề này có sự nhầm lẫn hay không. Tuy nhiên bạn vẫn cần đảm bảo yếu tố email chuyên nghiệp, đúng chuẩn. Tham khảo ví dụ dưới đây.

Subject: Extra Support on Maths

Dear Professor Allingham,

I hope all is well and that you enjoyed your weekend. I saw that you posted the grades for our last reports. I was a little surprised and discouraged by my grade.

I was wondering if you give any extra credit chances, revisions or if you have any recommendations for me on how to make better on a future assignment. Are you available to meet Monday or Tuesday to discuss my report and a plan? Let me know what works for you.

I look forward to hearing from you,

Best,

Mai Phan.

3. Những lưu ý khi viết Email cho Professor đối với du học sinh

Để viết Email cho Professor đúng chuẩn, đảm bảo yếu tố chuyên nghiệp, lịch sự, bạn nên lưu ý một vài điểm sau.

a. Dùng email trường học của bạn

Lưu ý đầu tiên để viết Email cho Professor chuyên nghiệp, đúng cách là sử dụng email của trường. Hành động này tưởng chừng là nhỏ nhưng thể hiện được thông điệp và mong muốn của người gửi email. Trong trường hợp không có email của trường, bạn có thể sử dụng một địa chỉ email khác, đảm bảo các yếu tố phù hợp với thư tín học thuật, như firstname.lastname@example.com

b. Tiêu đề email rõ ràng, chuẩn

Hãy đảm bảo rằng email của bạn có tiêu đề để giáo sư biết được nội dung email mà bạn muốn đề cập đến. Bởi lẽ tiêu đề sẽ quyết định đến việc người nhận có mở email hay không. Do vậy, khi viết Email cho Professor đừng quên ghi tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng và đánh trúng trọng tâm.

c. Lời chào email đúng chuẩn

Quy tắc chuẩn mực cho việc mở đầu một email là lời chào. Do vậy, người gửi sẽ bắt đầu email bằng một lời chào “Dear” hoặc “Hello”. Trong trường hợp gửi giáo sư, bạn không nên dùng “Hi” hoặc “Hey”, thể hiện sự không trang trọng và không phù hợp với ngữ cảnh. 

Tiếp sau lời chào là chức danh và tên của giáo sư. Với giáo sư, bạn có thể sử dụng “Professor” hoặc “Doctor” và sau đó là họ của họ. Tuyệt đối không nên ghi sai chính tả tên của giáo sư. Vì vậy, nên kiểm tra chính tả cẩn thận trước khi ấn gửi email. Việc sử dụng chức danh và tên của người gửi nhằm thể hiện sự tôn trọng đối với giáo sư của bạn. 

d. Thông tin cá nhân

Một trong những tiêu chí của kỹ năng viết email tiếp theo mà bạn không nên bỏ qua là thông báo thông tin cá nhân của người gửi. Việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho người nhận và đảm bảo việc bạn sẽ nhận được thư phản hồi nhanh nhất. Bởi lẽ giáo sư có rất nhiều sinh viên, học sinh và họ không thể nhớ được tất cả. Hãy giới thiệu với giáo sư tên của bạn, lớp bạn đang theo học trong những email gửi Professor. 

e. Nội dung email ngắn gọn, súc tích

Để đảm bảo việc giáo sư nắm được vấn đề bạn muốn hỏi cũng như tiết kiệm thời gian, nên viết nội dung cách ngắn gọn, đơn giản và đi đúng trọng tâm. Bởi lẽ một ngày giáo sư nhận được rất nhiều email của học sinh, sinh viên và các đối tượng khác. 

Trong trường hợp những câu hỏi có thể tìm được đáp án ở giáo trình hoặc từ phía bạn bè, bạn không nên viết Email cho Professor. Do vậy trước khi gửi email, bạn nên tham khảo giáo trình, tài liệu thật kỹ lưỡng, đồng thời hỏi bạn bè trong lớp. 

f. Kèm chữ ký và kết thúc email cách chuyên nghiệp

Sau khi đã hoàn thiện nội dung email gửi giáo sư bạn cần kết thúc đúng cách. Sử dụng “Best”, “Thanks” hoặc “Cheers” sau đó là dấu phẩy “,” và tên của bạn. Trong trường hợp địa chỉ email trường đại học của bạn không chứa hết đầy đủ tên, bạn có thể sử dụng họ và tên của mình để đăng ký lập địa chỉ email. Việc này sẽ giúp giáo sư biết được bạn là ai trong danh sách những học viên mà họ đang phụ trách. 

g. Kiểm tra lại email trước khi gửi 

Những lỗi đơn giản nhất trong email như chính tả, ngữ pháp, dấu câu, viết hoa,… sẽ là yếu tố đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn. Vì vậy, khi gửi email và trao đổi thông tin với giáo sư nên đảm bảo những yêu cầu cơ bản này. Để email trở nên chuyên nghiệp, đó phải là email đúng: đúng chính tả, đúng ngữ pháp, đúng nội dung. Bạn cũng cần lưu ý không nên đưa biểu tượng cảm xúc vào email, không nên đưa quá nhiều thông tin cá nhân không cần thiết và những nội dung không liên quan.

Mong rằng với những thông tin và gợi ý về cách viết Email cho Professor chuyên nghiệp, đúng chuẩn trên đây bạn an tâm hơn khi có ý định sử dụng email. Những điều nhỏ nhất, cơ bản nhất có thể đánh giá cách làm việc, thể hiện sự chỉn chu hay không. Do vậy khi gửi email cho giáo sư hãy đảm bảo đó là một email trang trọng, đúng chuẩn và chuyên nghiệp.